Modificar Proveedor

Introducción

En Sempra Infraestructura (SI), la gestión eficiente de los proveedores es fundamental para garantizar el cumplimiento de las normativas, la calidad de los servicios y la optimización de los procesos de adquisición. Las modificaciones de los datos maestros de proveedores se realizan para mantener la información actualizada y precisa, lo que es esencial para una gestión efectiva.

Razones para Modificar a un Proveedor

Modificar la información de un proveedor en el sistema puede ser necesario por varias razones:

1. Cambio en los números de teléfono o dirección de correo electrónico.

2. Corrección de errores tipográficos o de ingreso de datos.
3. Rectificación de información incorrecta proporcionada anteriormente.

Requisitos para la Solicitud de Modificación

Para solicitar la modificación de un proveedor, es necesario seguir un procedimiento específico que asegura la integridad y validez de los cambios realizados. A continuación, se detallan los pasos y documentación necesaria para realizar una solicitud de modificación:

1. Información Requerida

• Nombre del Proveedor: Indicar el nombre actual del proveedor tal como está registrado en el sistema.
• ID del Proveedor: Número de identificación único del proveedor en el sistema de SI.
• Datos a Modificar: Especificar claramente los datos que necesitan ser modificados (e.g., dirección, datos bancarios, etc.).
• Documentación de Soporte: Proporcionar la documentación justificativa para la modificación, como cartas oficiales del proveedor, documentos legales, o comprobantes bancarios.

2. Procedimiento de Solicitud

• Llenado del Formulario de Solicitud: Completar el formulario de solicitud de modificación de proveedor en la plataforma correspondiente (e.g., ARIBA, Zendesk).
• Aprobación Interna: La solicitud debe ser aprobada por el responsable de la cadena de suministro o el departamento correspondiente.
• Revisión y Validación: El equipo de Administración de Datos Maestros (ADM) revisará la solicitud y la documentación de soporte para asegurar que todo esté en orden.
• Actualización del Sistema: Una vez aprobada la solicitud, el ADM procederá a realizar las modificaciones en el sistema.

Flujo de Trabajo

El flujo de trabajo para la solicitud y aprobación de modificaciones sigue estos pasos:

1. Inicio: El usuario solicitante crea la solicitud de modificación en la plataforma correspondiente.
2. Aprobación del Usuario: El aprobador del usuario autoriza la solicitud.
3. Revisión del ADM: El ADM revisa y valida la solicitud. Puede aceptar, rechazar o solicitar información adicional.
4. Actualización del Sistema: Si la solicitud es aprobada, el ADM actualiza los datos maestros en el sistema.

Consideraciones Importantes

• Tiempo de Proceso: El tiempo de procesamiento puede variar dependiendo de la complejidad de la solicitud y la rapidez con la que se proporciona la documentación requerida.
• Motivos de Rechazo: Las solicitudes pueden ser rechazadas si la documentación es insuficiente o incorrecta, o si los cambios solicitados no cumplen con las políticas internas de SI.

Conclusión

La modificación de un proveedor en SI es un proceso crítico que asegura que la información de los proveedores se mantenga actualizada y precisa. Siguiendo los procedimientos establecidos y proporcionando la documentación adecuada, los usuarios pueden realizar modificaciones de manera efectiva y eficiente, contribuyendo a la optimización de la cadena de suministro y al cumplimiento normativo.

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