Activación de Retenciones en Sempra Infraestructura (SI)

La activación de retenciones es un proceso fundamental en la gestión de proveedores en Sempra Infraestructura (SI). Este procedimiento garantiza que, SI cumpla con las obligaciones fiscales y contractuales, reteniendo una parte de los pagos a los proveedores según las regulaciones y acuerdos establecidos. A continuación, se explica el proceso para la activación de retenciones y las condiciones que pueden llevar a su implementación.

Motivos para la Activación de Retenciones

1. Cumplimiento Fiscal:

   • • Retención de impuestos según las leyes fiscales locales y nacionales.
     • Cumplimiento con los requisitos de retención de impuestos específicos a la industria o sector.

2. Garantía de Cumplimiento Contractual:

   • • Asegurar el cumplimiento de los términos y condiciones del contrato por parte del proveedor.
     • Retención de pagos hasta la finalización satisfactoria de los trabajos o servicios.

3. Protección contra Riesgos Financieros:

   1. • Mitigar el riesgo financiero de pagos anticipados.
      • Asegurar que los proveedores cumplan con sus obligaciones financieras, como el pago a subcontratistas.

   2. Resolución de Disputas:

      • Retener pagos en caso de disputas contractuales hasta que se resuelvan los problemas.
      • Proteger los intereses de SI en situaciones de incumplimiento o problemas de calidad.

Procedimiento para la Activación de Retenciones

1. Identificación de la Necesidad de Retención

• • Evaluación del Contrato: Revisión de los términos del contrato para determinar las cláusulas de retención aplicables.
  • Cumplimiento Normativo: Verificación de las regulaciones fiscales y contractuales que requieren la retención.

2. Implementación de la Retención

• • Cálculo de la Retención: Determinación del monto exacto a retener según el contrato y las regulaciones fiscales.
  • Actualización del Sistema: Registro de la retención en el sistema de gestión financiera de SI.

3. Comunicación al Proveedor

• • Notificación Formal: Informar al proveedor sobre la retención aplicada, incluyendo el monto y la razón de la retención.
  • Documentación de Soporte: Proporcionar al proveedor la documentación que respalda la retención.

4. Monitoreo y Revisión

• • Seguimiento del Cumplimiento: Monitorear el desempeño del proveedor y el cumplimiento de los términos contractuales.
  • Revisión Periódica: Revisar periódicamente la necesidad de continuar con la retención o liberarla si se cumplen las condiciones.

Flujo de Trabajo

1. Inicio: Identificación de la necesidad de retención.
2. Implementación de la Retención: Crear la solicitud a través del portal de Zendesk en el apartado de modificar al proveedor, los datos desplegables solicitados, junto con la factura del proveedor.
3. Comunicación al Proveedor: Notificación formal y provisión de documentación de soporte.
4. Monitoreo y Revisión: Seguimiento del cumplimiento y revisión periódica de la retención.

Consideraciones Importantes

• Cumplimiento Normativo: Asegurarse de que todas las retenciones cumplan con las regulaciones fiscales y contractuales aplicables.
• Transparencia: Mantener una comunicación clara y transparente con los proveedores sobre las razones y los detalles de la retención.
• Documentación Completa: Mantener una documentación completa y precisa de todas las retenciones aplicadas y las razones para ellas.

La activación de retenciones en SI es un proceso crucial para garantizar el cumplimiento fiscal, la protección contra riesgos financieros y el cumplimiento contractual. Siguiendo los procedimientos establecidos y documentando adecuadamente cada paso, los usuarios pueden asegurar que las retenciones se realicen de manera justa y efectiva, protegiendo los intereses y la integridad de SI.

Para cualquier duda puedes acercarte de manera directa con el equipo o bien mandar una solicitud de soporte a [e-mail]